• Az repülőjének menetrendjét (társaság, járatszám, időpontok) pontosítani, egyeztetni szükséges a diákkal. Egyeztessük, hogy hogyan ismerjük meg egymást a repülőtéren. (táblával várjuk, ruházata milyen lesz...)
   
• Emlékeztetni kell a táborozót, hogy késés, menetrend változás, egyéb probléma esetén hogyan tudja felvenni a fogadó családdal és/vagy a tábor vezetéssel a kapcsolatot. (telefonszám megadása nemzetközi formátumban). 
   
• A fogadott táborozó mobiltelefonszámát célszerű leegyeztetni a táborozóval az indulása előtt.
    
• Az étel- és egyéb allergiákat előre jeleznie kell a tábor számára a táborozónak és erről értesülnek a fogadó családok, de érdemes erre rákérdezni és ha olyan információ derül ki (akár a családi fogadás alatt is) akkor azt a tábor igazgatója számára jelezni, hogy a táborozás ideje alatti étkezés során ezeket az információkat is be tudja építeni a szervezői team.
   
• Amennyiben a családban van háziállat érdemes rákérdezni, hogy az adott állat szőrére allergiás-e.
   
• Érdemes rákérdezni, hogy van-e bármilyen különleges kérése/igénye (pl. magas táborozónál egy hosszabb ágy).
   
• Célszerű egy tervezett programot összeállítani és ezt nagyjából áttekinteni vele. Kiderülhetnek előre a nem várt kellemetlenségek (pl. lovas programot tervezünk, de fél a lovaktól.)
  
  
• A táborozók számára a tábor szervezőiként egy listát állítunk össze azokról a dolgokról, amelyeket célszerű magukkal hozni, így ha nincs különleges közlendő ezt nem szükséges egyeztetni velük. Azonban ha különleges eseményre visszük vendégünket (pl. esküvő, színház) jelezzük neki az ehhez szükséges ruházat bepakolásának szükségességét! 
  
   
• Érdemes a táborozótól az érdeklődési körét megtudakolni. A facebook profil gyakran árulkodó a szokásokat illetően. (Bár a bemutatkozó levele gyakran kitér a szokásokra is, de sokaknak ez hiányzik a levélből.) 

• A tervezett aktivitásokhoz érdemes előre egyeztetni az ahhoz szükséges képességekről (pl. kerékpározás) vagy az esetleges félelmek, fóbiák miatt (víziszony, stb.)

• Sok-sok információ derülhet ki egy időben felépített kapcsolat során (pl. a táborozó magasságából eredő speciális ágy igénye vagy éppen a földön, szivacson alvás iránti kérés). Ilyen és hasonló "igények" általában egy időben felépített kapcsolat során kiderülnek, ezért is érdemes előre egyeztetni a táborozóval. 

• Szerencsés ha a fogadó család a küldő családdal felveszi a kapcsolatot, nagyban segíthet a szülő a gyerek szokásainak megismerésében.

• A nyelvtudás fokát egy esetleges élő chat beszélgetés keretében érdemes megnézni, hogy tudjuk, hogy mire számítsunk. 

• A fogadó családnak a fogadott táborozóért el kell mennie a repülőtérre. Ez várhatóan 2017. július 9-én lesz, a Liszt Ferenc repülőtéren, Budapesten. Különleges esetben a táborozó érkezhet vonattal is vagy másik repülőtérre, de ez viszonylag ritka. Évente 30 érkezőből 1-2 esetben választják az utazók ezt a megoldást, de mindenképp a fogadó család előre értesül erről.

• Az érkezés követően, otthon a táborozó magyarországi egészségügyi ellátás költségeit fedező biztosítás meglétének az ellenőrzése javasolt.
   
• A fogadott táborozó családja számára megnyugtató, ha a fogadó család egy e-mailben/facebook üzenetben jelzi a táborozó megérkezését a számukra.
   
• Amennyiben a táborozó megérkezésével gond adódik (pl. késik a repülőgépe, csomagja elvész) a tábor igazgatójával haladéktalanul fel kell venni a kapcsolatot. (Koleszár Péter, 30/9 350 695, peter@koleszar.hu)

• A családi fogadás hete alatt olyan szinten etikus a táborozó elfoglalásáról gondoskodni, amilyen szintű elfoglaltságot a fogadó család a saját, kiküldött (vagy kiküldendő) gyerekének az elfoglaltságáról elvár.
   
• Nem feltétlenül szükséges a fogadó családnak minden nap önálló programot szervezni. Lehetőség van arra is, hogy a településen, a környéken családi fogadást végző családdal összefogjanak és a táborozókat egymásra bízva közösen szervezzenek programot a táborozóknak. A fogadó családok "egymásra találásában" a családi fogadás felelőse (Bánrévi Helga) készséggel segít.
   
• A fogadott táborozók étkezéséről a fogadó családnak kell gondoskodnia.
    
• A fogadó családnak gondoskodnia kell arról, hogy a táborozó környezetében folyamatosan legyen olyan személy, akivel a táborozó a jelentkezési lapján megadott nyelvek valamelyikén (lehetőség szerint angolul) a kapcsolatot tartani tudja.
   
• A csereprogram egyik célja, hogy az ide érkező táborozók megismerjék országunk, régiónk kultúráját, történelmi múltját, nemzeti értékeinket. Igyekezzünk őt megismertetni ezekkel, de vegyük figyelembe, hogy nem tudományos konferenciára érkeznek.
   
• Minden diák feladata, hogy egy kivetített prezentációt hozzon saját életét, országát bemutatva. Ezt a tábor első napjaiban a többi 30 résztvevő előtt szükséges prezentálnia majd.
  
   
• Örömmel fogadjuk, ha a fogadott táborozó találkozik a fogadó család településén jelen lévő Lions klub tagjaival, akár kötetlen rendezvény keretében is. 
  
  
   

• A fogadott táborozó eljutásáról 2016. július 16-án délután (vasárnap) 16-17 óra körül Miskolcra, a közös tábor helyszínére történő eljuttatása a fogadó család feladata. Ez történhet autóval vagy tömegközlekedési eszközzel. Lehetőség van arra, hogy a településen vagy a környéken családi fogadáson lévő táborozókat együtt juttassák el a fogadó családok Miskolcra. A tábor szervezői nem tudnak gondoskodni a táborozók Miskolcra történő eljutásáról, azonban a fogadó családok "egymásra találásában" készséggel nyújtunk segítséget. Kérjük, hogy az érkezés napján a táborozó ebédjéről gondoskodni szíveskedejenek, az első étkezés a táborban a vacsora lesz!
   
• A táborozók vélhetően nem a teljes magyarországi tartózkodásra, azaz 19 napra előkészített ruhával érkeznek. A legtöbb táborozó önmaga megoldja a ruhájának mosását, azonban ezt a kérdést érdemes a családi fogadás első napjaiban egyeztetni a fogadott diákkal. Nagy könnyebbség a táborozónak, ha úgy érkezik a közös táborba, hogy az elkövetkezendő időszakban a mosás nem az első teendői között szerepel.
   
• Mi is örülnénk, ha saját gyerekünkről a fogadó családtól kapnánk első kézből információkat, ezért célszerű jelezni e-mailben vagy egyéb csatornán a szülőknek, hogy a fogadott diák átadása a tábor számára megtörtént.

• A táborozóval történt bármilyen rendkívüli esemény során a tábor igazgatóját (Koleszár Péter) vagy a családi felelőst (Bánrévi Helga) illetve a csereprogram felelőst (Kende László: 30 932 4865)  kell értesíteni a tábor számára fenntartott szolgálati telefonszámon.
  
  Rendkívüli eseménynek minősül
  
  - egészségügyi ellátást igénylő minden esemény,
  - bármilyen deviáns magatartás,
  - minden olyan esemény, amely a táborozó közösségi jelenlétét befolyásolhatja.
  
   
• Minden táborozó számára kötelező az egészségügyi szempontból az allergia megjelölése a jelentkezési lapon. Ezek a vendégek orvosi kezelése szempontjából fontos információt hordoznak magukban. Orvosi ellátás szükségessége esetén keressük tábor igazgatóját ezen információkért!

Amennyiben olyan táborozó fogadására kerül sor a fogadó családnál, aki a közös, miskolci tábor után lesz a családnál, akkor az alábbi feladatok különböznek a tábor előtti héten fogadó családok feladataitól.

• A fogadott táborozóért 2017. július 28-án, Budapestre szükséges eljönni, hiszen a miskolci közös tábor utolsó két napja Budapesten lesz.
   
• A fogadott táborozó indulásának napján (várhatóan 2017. augusztus 4-én) repülőtérre való kijutásáról a családi fogadás végén a fogadó családnak szükséges gondoskodnia. Az indulás napja azonban a menetrendek függvényében változhat. Célszerű előre egyeztetni a táborozóval, szüleivel a menetrendet illetően.
   
• A fogadott táborozó repülővel való elindulásáról sziveskedjenek értesíteni email útján a családot és a táborigazgatót is.
  
   
• A fogadott táborozóval kapcsolatos egyéb feladatok változatlanok azokhoz képest, akik a közös tábor előtt fogadnak vendéget.

Egyértelműen TILOS bármilyen motort vagy autót vagy bármilyen jogosítványhoz kötött járműt vezetnie a táborozónak! Természetesen ez nem vonatkozik a kerékpárra.

A cseretáborok szabályzata kifejezetten tiltja, hogy a küldött táborozókat munkára fogják a fogadó családok. Természetesen egy élménynek minősülő, rövidebb ideig tartó elfoglaltság  (pl. gyümölcs szüret) nem jelent gondot.

Az Európai Unió hatályos vízum jogszabályainak figyelembe vételével igen. Így amennyiben egy európai uniós állampolgárságú diákkal pl. Bécsbe szeretne menni a család, ennek nincs akadálya.

Külföldre történő utazás szándékát mindenképp előre jelezzük a tábor igazgatója felé!

Az azonban, ha egy vízumköteles országból, magyar vízummal érkezik a táborozó és esetleg őt visszük külföldre, akkor az akár bűncselekménynek minősülhet, bármilyen egészségügyi gond esetén biztosításának érvénytelensége bonyodalmakat okozhat!



 

A tábor egyik célja, hogy a magyar, regionális kulturális, történelmi értékeinkből minél többet megismerhessenek a vendégek. Célszerű a tábor programját áttekinteni itt, a Lions Miskolc honlapján és lehetőség szerint az itt felsoroltaktól különböző programokra elvinni őket. 

Vihetjük alacsonyabb komfort fokozatú ellátással járó aktivitásra is (pl. 1-2 napos sátorozás), de ezt mindenképp előre célszerű egyeztetni a táborozóval oly módon, hogy jelezzük számára az ezzel járó esetleges nehézségeket, kellemetlenségeket. 

• A mai fiatalok elsődleges kapcsolattartási módja az online eszközök valamelyike. Ehhez általában WIFI kapcsolatot igényelnek. 

• Célszerű elmondani a vendégeknek, hogy a vezetékes telefon milyen feltételekkel használható a saját családjaikkal vagy egyéb kapcsolattartásra. 
   
• Az étkezési/közösségi események során szokásos telefon használati szokásokat udvariasan jelezzük a vendég számára az első alkalommal. (Étkezés során történő telefon használat.)
   
• A családi (pl. munkára használt) számítógép/laptop/tablet használatának szabályait is érdemes előre tisztázni.
    

• Vendégünk okmányairól készítsünk fénymásolatot és javasoljuk neki, hogy a kirándulások alkalmával ne hordja magánál az eredeti dokumentumokat. Ennek elhagyása jelentős kellemetlenséget okozhat. 
   
• A magával hozott zsebpénzt sem célszerű magával hordani. Amennyiben van rá lehetőség segítsünk neki az aznap nem szükséges pénzt, iratokat trezorban tárolni. A trezorba az általa lezárt borítékban elhelyezve zárjuk el az értékeket, dokumentumokat.
   
• A szükségszerű pénzváltások során segítsünk neki a folyamat lebonyolításában. A pénzváltás a kellemetlen élmények egyik forrása is lehet. 
   
• Vásárlásai alkalmával igyekezzünk ne tolakodó módon, de segítve őt abban, hogy ne legyen átverés áldozata. (vásárokon rosszul visszaadás, már kivezetett címletek, rossz pénzváltási arányok alkalmazása...)
  
   

Nem célunk és feladatunk, hogy a vendégeket "neveljük", azonban minden családban vannak olyan szokások, amelyek egy külföldi vendég számára idegenek lehetnek, furcsán hangzanak. Ezeket érdemes a megérkezés után tisztázni.

Ilyenek lehetnek

• papucs használata, 
   
• tévét meddig és mikor néz a család, 
   
• étkezések időpontjai, 
   
• étkezések módjai (pl. általában hideg vacsora),
   
• étkezés tilalma szobákban, lakótérben,
   
• háziállatokkal kapcsolatos tudnivalók (hamis kutya - akár szomszédban is, saját kutyák kiszökése, stb)
    
• családi, asztali számítógép használata lehetséges-e,
   
• ajtók, kapuk, autó zárásának módjai,
   
• értékek autókban hagyása,
   
• hűtőben, spajzban lévő élelmiszerek elfogyasztásának szabályai

A magyarországi változékony időjárási viszonyokra a legtöbb vendég nincs felkészülve. Kirándulásokra indulva jelezzük nekik pl. az esőkabát szükségességét, estébe nyúló program esetén melegebb ruházat szükségességét, javasoljunk nekik kényelmesebb viseletű cipőt hosszabb séta esetén.

Évek óta visszatérő probléma, hogy az északi országokból, a brit szigetekről érkezők nincsenek hozzászokva az erős napsütéshez. A rosszullét megelőzhető sapka, kalap viselésével. A napkrémek használatára érdemes szintén figyelmeztetnünk a vendégünket.

Speciális öltözetet igénylő esemény (pl. étterem, kulturális esemény) előtt jelezzük az öltözködési normákat számára.